Nedan följer den integritetspolicy som Systemköp i Sverige AB (”Systemköp” eller ”vi”) tillämpar för vår behandling av personuppgifter som du lämnar till oss när du kontaktar oss eller samarbetar med oss i olika sammanhang. Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Vår integritetspolicy utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet. Du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter. Notera att denna integritetspolicy endast rör behandling av personuppgifter för vilka Systemköp är personuppgiftsansvarig.
Vår behandling av dina personuppgifter
Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag eller om du har samtyckt till det, eller om vi i annat fall kan anses ha ett berättigat intresse till behandlingen.
Vi behandlar inte fler personuppgifter än vad som behövs för syftet med den aktuella behandlingen.
Vi sparar och behandlar endast personuppgifter så länge som det finns ett behov av att bevara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för. En del personuppgifter kan dock behöva sparas längre för att vi ska ha möjlighet att uppfylla förpliktelser enligt lag.
Personuppgiftsansvarig
Systemköp i Sverige AB, org. nr. 559123-6814, adress Nordenskiöldsgatan 11, 211 19, Malmö är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som beskrivs i denna integritetspolicy, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.
Vänligen notera att Systemköps affärsmodell bygger delvis på att knyta kontakt mellan ditt medlemsföretag/dig och våra samarbetspartners i form av grossister och leverantörer, vilket innebär att vi måste dela vissa personuppgifter med våra samarbetspartners. Det är våra samarbetspartners som är personuppgiftsansvariga för sin del av personuppgiftsbehandlingen, dvs. att rikta erbjudanden till ditt företag/dig. För att ta del av information om respektive samarbetspartners behandling av dina personuppgifter kan du vända dig direkt till respektive samarbetspartner.
Vilka personuppgifter behandlar vi i samband med att du kontaktar oss via hemsidan?
Uppgifter som du lämnat självmant och frivilligt uppger såsom:
• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer
Vi sparar även ärenderelaterad information, t.ex. vad ärendet gäller och andra uppgifter som är av betydelse för ärendets korrekta handläggning.
Vi använder uppgifterna ovan för att kunna följa upp ditt ärende och för att vi ska kunna komma i kontakt med dig. Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse (jmfr. Art. 6(f) i GDPR).
Vi lagrar uppgifterna ovan tills vi har besvarat din fråga, och eventuellt längre tid om nödvändigt för uppföljning.
Vilka personuppgifter behandlar vi i relation till kontaktpersoner för våra medlemmar?
Uppgifter som behövs för att administrera medlemsförhållandet med och tillhandahålla vår tjänst till företaget du företräder/dig såsom:
• Namn
• Medlemsnummer
• E-mailadress
• Företag som du företräder
• Adress till företaget du företräder/hemadress om enskild firma
• Organisationsnummer för företaget du företräder/personnummer om enskild firma
• Kontonummer
• Om du har enskild firma, uppgifter om dina inköp via Systemköp
Vi använder personuppgifterna ovan är att kunna administrera avtalsrelationen med ditt företag/dig. Uppgifterna delas med våra samarbetspartners i form av grossister och leverantörer så att de kan rikta erbjudanden till ditt företag/dig, samt för att skicka medlemsstatistik till våra samarbetspartners. Uppgifterna sparas även i syfte att kunna betala ut lojalitetsbonus till ditt företag/dig. Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse (jmfr. Art. 6(f) GDPR).
Vi lagrar uppgifterna ovan så länge du är medlem, och eventuellt längre tid om nödvändigt för att administrera ett pågående ärende. Vi kan komma att lagra avidentifierade uppgifter om ditt företag (företagsnamn och organisationsnummer) även efter att medlemskapet avslutats. Innehåller företagsuppgifterna personuppgifter om dig (exempelvis om du har enskild firma) kommer vi radera dessa uppgifter när medlemskapet avslutas.
Observera att respektive grossist/leverantör är personuppgiftsansvarig för sin del av behandlingen och att du får rikta dig dit om du har synpunkter på deras respektive behandling.
Vilka uppgifter behandlar vi i samband med rekrytering och intresseförfrågningar om anställning?
Vi registrerar endast de uppgifter du lämnar självmant och frivilligt. Uppgifterna behandlas endast för rekryteringssyftet och för att överväga och besvara intresseförfrågan. Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse (jmfr. Art. 6(f) GDPR).
Uppgifterna sparas endast under så lång tid som rekryteringen pågår alternativt det tar för att besvara intresseförfrågan. Vi behåller intresseförfrågningar max ett år.
Det kan hända att vi önskar spara dina uppgifter för eventuell framtida rekrytering. I sådant fall kommer du att tillfrågas härom och ges möjlighet att lämna samtycke till att uppgifterna sparas och behandlas för detta ändamål (jmfr. Art. 6(a) GDPR).
Om du inte lämnar uttryckligt samtycke härtill kommer uppgifterna att raderas. Om du lämnar ditt samtycke har du när som helst rätt att återkalla lämnat samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag.
Säkerhet
Vi utarbetar och förbättrar fortlöpande rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.
Våra säkerhetssystem är utvecklade för att säkerställa att din integritet inte kränks och skyddar mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.
Vi har flera policyer för IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.
Skulle en personuppgiftsincident upptäckas kommer denna på sätt föreskrivs enligt lag att anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten i enlighet med lag.
Utlämnande av personuppgifter
Vi kan komma att lämna ut personuppgifter till våra personuppgiftsbiträden, exempelvis IT-leverantörer eller andra bolag. I dessa fall ingår vi personuppgiftsbiträden för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas i enlighet med denna integritetspolicy.
Vi lämnar endast ut personuppgifter till personuppgiftsbiträden i tredje land (dvs. länder utanför EU/EES) för det fall denna behandling är laglig enligt Art. 45 – 47 i GDPR.
Personuppgifter kan också komma att lämnas ut för att uppfylla vissa lagkrav, exempelvis till följd av domstolsbeslut eller beslut från andra myndigheter.
Dina rättigheter
Du har rätt att få bekräftelse på huruvida vi behandlar personuppgifter om dig, samt få tillgång till dessa personuppgifter. Du har även rätt att få information om personuppgifterna och hur vi behandlar dessa personuppgifter (jmfr. art. 15 i GDPR).
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade av oss samt att, med beaktande av ändamålet med behandlingen, komplettera ofullständiga personuppgifter om dig (jmfr. art. 16 i GDPR).
Du har under vissa omständigheter rätt att utan onödigt dröjsmål få dina personuppgifter raderade av oss, exempelvis om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen för vilka de samlades in, eller om personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt (jmfr. art. 17 i GDPR).
Du har rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter under vissa omständigheter (jmfr. art. 18 i GDPR).
Du har under vissa omständigheter rätt att få ut personuppgifter som rör dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, samt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (jmfr. art. 20 i GDPR).
Du har rätt att invända mot behandling som sker på basis av vårt berättigade intresse. Vi kommer då avsluta vår behandling, för det fall vi inte kan påvisa berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller att de är nödvändiga för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk (jmfr. art. 21 i GDPR).
Du har rätt att invända mot behandling i form av direktmarknadsföring riktad mot dig personligen.
Om du vill göra en invändning enligt ovan eller i övrigt har synpunkter på vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Du har även rätt att lämna in ett klagomål om behandlingen till behörig tillsynsmyndighet (i Sverige Integritetsskyddsmyndigheten).
Ändring av integritetspolicyn
Vi kan komma att göra ändringar eller tillägg i denna integritetspolicy. Om vi gör detta kommer vi publicera den uppdaterade integritetspolicyn på vår hemsida. Vid väsentliga förändringar kommer vi att meddela dig genom att placera ett tydligt meddelande på webbplatsen eller på annat lämpligt sätt.
Kontakta oss
Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter eller vill utnyttja någon av dina rättigheter ovan är du välkommen att kontakta oss på me@systemkop.se.